Wat zal ik met mijn bonnetjes doen Esther?

Bonnetjes? Die kan ik toch gewoon weggooien

Wat zijn nu precies de regels waaraan je je moet houden met betrekking tot het bewaren van een tankbonnetje? Of de factuur die ik binnenkrijg van mijn crediteuren?

Dit is een vraag die ik als boekhouder vaak krijg, onze klanten scannen namelijk met de AFAS app hun tankbonnetje en wat doen ze daarna er dan mee? Sommige bewaren ze in een map, sommige in een schoendoos en ook sommige gooien ze gewoon weg. 

Wat zijn nu eigenlijk de regels vanuit de belastingdienst? Op hun website staat het volgende hierover:

U bewaart de gegevens uit uw administratie in de originele vorm: digitaal of op papier. U mag alleen computerbestanden afdrukken en deze hierna verwijderen, en de gegevens alleen op papier bewaren, als u een kleine administratie hebt die binnen een redelijke termijn is te controleren. Als u uw gegevens digitaal bewaart, moet u ervoor zorgen dat wij uw programma's en bestanden bij een controle kunnen gebruiken. Het is niet voldoende als u uw bestanden uitsluitend in afgedrukte vorm bewaart. Wel kunt u bestanden en gegevens in een andere vorm bewaren.

Mijn advies hierin zou dan ook altijd zijn, scan de bon in, maar bewaar deze ook in een map, zodat je hem altijd kunt laten zien. De andere vorm die de belastingdienst hierboven benoemt, is bijvoorbeeld in een auditfile. Een auditfile is een bestand waarin alle boekhoudmutaties zitten en die geexporteerd worden uit het boekhoudpakket.