In mijn vorige blog gaf ik het al aan, de kwetsbaarheid van het factureren in Word. Naast dat de ontvanger van de factuur er diverse dingen aan kan veranderen, gebeurt het ook vaak dat je er zelf, per ongeluk allerlei dingen in verandert.
Open jij een heel nieuw word bestand of ga je lekker verder werken in de vorige factuur die je naar een klant hebt gestuurd? En pats, vergeten op te slaan, nu moet ik 2 facturen opnieuw maken.
Naast het factureren in word of in excel dien je er nog een hele administratie op na te houden, namelijk het registeren van die facturen. Zorg dat de facturen qua nummering goed verlopen, je kunt niet beginnen met 2021-001 en de volgende factuur 2021-006 noemen. De belastingdienst verwacht dat er een logische volgorde in de nummering zit. Het mooie ervan is dat als je bijhoudt in excel wat je vorige nummer was dan kun je meteen zien wat het volgende factuurnummer moet worden. Naast het registeren van de factuur dien je er ook een categorie aan mee te geven: is het een inkoopfactuur? Of een verkoopfactuur? En wat zijn het dan voor kosten die aan jou worden doorbelast. Zorg dat je maximaal 10 categorieën opneemt zodat je snel inzichtelijk hebt hoeveel kantoorkosten of verkoopkosten je in een kwartaal hebt gemaakt.
Wat een werk allemaal! Hoe simpel kan het zijn om je factuur in een online boekhoudpakket te maken, welke door middel van de bankkoppeling ook nog bijhoudt of de factuur betaald wordt. Je bonnetjes scan je lekker in met de app en de administratie is voor een groot gedeelte al geregistreerd. Het klinkt natuurlijk allemaal simpel, dan zal het wel veel geld kosten. In mijn optiek zit daar de misrekening, want hoeveel uur ben jij bezig in word en in excel om je administratie kloppend te maken? Hoe vaak ben je op zoek op de website van de belastingdienst waaraan bepaalde zaken moet voldoen? Er zijn best wel wat besparingen te maken.